5 choses à ne jamais oublier quand on travaille sur un document collaboratif

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Malgré l’arrivée d’outils dédiés, travailler à plusieurs sur un même document peut relever du parcours du combattant pour qui n’a pas encore adopté certaines méthodes de travail. Ces dernières, qui sembleront très familières aux développeurs travaillant naturellement à plusieurs sur un même projet sont loin de l’être pour le tout venant, y compris pour cette fameuse “génération Y”, sensée être née avec un ordinateur entre les doigts.

J’ai récemment pu assister à un florilège d’erreurs à ne pas commettre quand on travaille sur un document partagé, au point de les avoir collectées afin de les mettre à la disposition de mes lecteurs favoris. Et un peu pour moi, également.

1. Versionnez votre travail

Donnez toujours un numéro de version à votre document, surtout s’il s’agit d’un fichier que vous vous transmettez entre collaborateurs, et encore plus quand les modifications, et les transferts sont fréquents. Astreignez-vous à cette discipline même si vous ne travaillez qu’à deux : une erreur, et donc une régression, sont si vite arrivées.

Pour le versionning de mes fichiers, j’utilise la même numérotation que pour mes numéros de série DNS : nom-du-fichier_AAAAMMJJXX où XX est le numéro incrémental des modifications du jour. Par exemple, si vous envoyez un fichier qui a déjà été modifié 7 fois aujourd’hui, il aura le numéro de version 2009040408.

Évidemment, cela augmente le nombre de fichiers dans vos répertoires de travail, mais vous pourrez toujours effacer les anciens une fois votre document livré. En contrepartie, cela vous permettra de revenir en arrière si vous faites fausse route.

Une bonne contrepartie à l’utilisation de fichiers qui se balade réside dans les applications web, par exemple Google Docs, ou un wiki, dès lors que vous pouvez exporter ce dernier dans un format civilisé.

2. Permettez de tracer les changements

Tant que vous êtes en phase de modifications, tracez les changements apportés à votre document. Si vous utilisez un wiki, assurez-vous d’en choisir un supportant le versionning, avec un affichage propre des changements apportés. Sinon, le suivi des modifications de votre traitement de textes préféré devrait faire l’affaire.

3. Relisez-vous les uns les autres

Relisez-vous entre vous, et corrigez-vous, aussi bien sur un plan stylistique que linguistique. Il est toujours plus simple de trouver les erreurs sur une partie que l’on n’a pas écrite soi-même.

Les modifications stylistiques des parties rédigées par vos collaborateurs est elle aussi très importante : elle permet de “lisser” le style de chacun et ainsi d’homogénéiser le document. Plus vous êtes nombreux, et plus ce traitement est efficace.

4. Transposez l’oral à l’écrit

Si votre document est le résultat de discussions ou d’éléments dictés directement, il y a des chances pour que celui-ci soit alors plus proche du langage parlé que du langage écrit. Pour peu que le document doive être transmit, vous courez à la catastrophe.

Et là, de deux choses l’une. Ou vous êtes capable de transformer ce que l’on vous dit en quelque chose de lisible à la volée, auquel cas vous gagnerez beaucoup de temps, ou vous vous exposez à de lourdes séances de reformulation, et risquez au passage de ne plus comprendre ce que vous avez voulu dire sur le moment.

5. C’est celui qui a livré qui s’est planté

Ne faites confiance à personne. Cet adage tiré de la série X Files joue également dans la rédaction d’un document collaboratif. C’est en effet celui qui livre qui est responsable pour les autres. Et tant pis si une de vos collaboratrice a noté son rendez-vous de gynéco dans votre document de conception (vécu), ou que la dernière personne à l’avoir modifié a oublié de valider les modifications sous Word. Au minimum, vous passerez pour un imbécile, mais dans certains cas, cela peut vous coûter cher.

Pour éviter ce genre de mésaventures, relisez l’intégralité du document définitif avant livraison, et ce en mode read only. Vous éviterez ainsi qu’une coquille ou un impondérable mal planifié ne vienne se glisser dans votre précieux travail.

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Publié le 04 avril 2009 à 21h52 Publié sous et Labels relecture, documentation, word, rigueur, wiki

À propos

Frédéric de Villamil

Je m'appelle Frédéric de Villamil, et quand je ne déploie pas ma mauvaise humeur et ma mauvaise foi sur le Web, je suis un super héros chargé de sauver le monde. Vous pouvez me suivre sur Twitter.

  1. Kim Auclair le 04 avril 2009 à 22h47

    Bravo Frédéric pour cet article.

    C’est bien de faire un rappel des points important pour la gestion de document collaboratif.

    J’ajouterais : utiliser un outil collaboratif efficace comme Dropbox. Il laisse les traces automatiquement des mises à jour. Il est possible également de s’abonner via RSS pour savoir quelles ont été les dernières modifications dans un dossier.

  2. Benoit le 06 avril 2009 à 11h10

    Très bon points Vous avez bien raison d’insister sur le versionage des documents. Il existe des fonctions toutes prêtes dans les logiciels qui sont souvent oubliées : - Sous Word : Fichier > Versions… - Sous Google Documents : Outils > Revisions… - Un Sourceforge ou un Wiki le font automatiquement si paramétrés… Les utiliser permet d’éviter des manips de multiplication de fichiers, de renommages fastidieux… Mais ne pas négliger non plus une bonne sauvergarde externe.

    Éventuellement, je pourrais aussi ajouter de toujours faire une copie de sauvegarde SUR UN AUTRE SUPPORT de tout document représentant plus d’une heure de travail.

  3. ZIMMERMANN Jean-Louis le 09 avril 2009 à 12h13

    Merci pour l’article de qualité. J’ai mis en place également un système de nommage : celui qui m’a semblé le plus abouti est du type : TYPEnom-du-fichierAAA-MM-JJa. Il s’agit de classer les documents par leur type, ce qui suppose une première classification sur le type de dossiers suivis et faire un nommage constant, puis donné un champ plus précis explicite sans accent ni espace (utiliser l’underscore). Enfin, la date est dans un format décomposé avec séparateur pour éviter les problèmes de lecture. J’ai effectivement constaté des productions multiples sur une même journée : ma solution était de mettre des petites lettres afin de ne pas mélanger avec le format date (la probabilité de faire 24 versions le même jour est tout de même réduite.

  4. Mère Teresa le 09 avril 2009 à 14h41

    “Pour peu que le document doive être transmit, vous courez à la catastrophe.” –> ortho : transmis

    Sinon, même OpenOffice sait faire le suivi des modifications, alors pas d’excuses !

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