Transformez vos emails Gmail en documents Google docs

Je fais partie de ceux qui voudraient bannir l’email des habitude de travail en entreprise ; c’est même une des raisons qui m’ont fait naturellement adopter blueKiwi comme outil de communication et de collaboration aussi bien avec mes collègues qu’avec mes clients. J’estime que l’email fait, à plus d’un titre, plus de mal que de bien en dehors d’une simple mission de notification, et qu’il est nécessaire d’adopter rapidement un autre support plus adapté. Ne serait-ce que :

• Parce que le contenu d’une boite mail disparaît quand on propriétaire quitte l’entreprise.
• Parce que le format n’est pas vraiment propice aux vrais échanges riches et fournis, et qu’un reply all associé au classement par discussions d’un Gmail trouve rapidement ses limites.
• Parce que, aussi ouvert qu’il soit, le format email reste particulièrement renfermé sur lui-même, sans qu’il soit vraiment possible de sortir naturellement du client (et non, le copier / coller dans un nouveau document Word n’est PAS naturel).

Gmail Labs vient de lancer une nouvelle fonctionnalité intéressante à plus d’un titre : un lien permettant de transformer n’importe quel email en document Google Docs. L’email devient alors un véritable document collaboratif accessible au plus grand nombre.

Cette initiative de Google Labs est intéressante est bénéfique à plus d’un titre.

Elle permet une intégration fonctionnelle adéquate et intelligente entre Google Docs et Gmail.

Créer un document en un clic est beaucoup plus naturel que de copier / coller une partie du mail, ouvrir son traitement de textes, créer un nouveau document, le sauvegarder, puis l’envoyer à ses collègues ou le déposer sur un espace de travail collaboratif.

La présence du lien pousse les utilisateurs de Gmail à se servir de cette fonctionnalité. Ce dernier est incitatif et peut pousser à changer ses pratiques de travail.

Afin d’activer cette fonctionnalité, rendez-vous sur Gmail / Settings / Onglet Labs, qui contient déjà nombre d’options assez géniales comme la conversion d’emails en taches à faire. Puis activez Create a Document. Puis, enregistrez les changements.

Et voilà, quand vous retournez lire un email, la fonctionnalité create a document est disponible sous print all.

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6 commentaires sur Transformez vos emails Gmail en documents Google docs »

1. 

   Par Magalie le 04 janvier 2009 à 11h50 :

   
   

   Bonjour, Il en est de même pour le Google BlocNotes, une fonction permet d’exporter en format html, et la 2ème vers Google Documents

2. 

   Par Amaury le 04 janvier 2009 à 22h29 :

   
   

   Un petit hint pour avoir accès a googleLab ? (hormis compte US ou UK et googleApps)

   il ya déjà des fonctionnalités du Lab qui me semble indispensable et je rage de ne pouvoir les voir qu’en screenshot :)

3. 

   Par Frédéric de Villamil le 04 janvier 2009 à 23h19 :

   
   

   @Magalie : j’ignorais pour le bloc notes, que je n’utilise pour le coup pas. Mais merci pour le hint.

   @Amaury : je ne sais pas, j’ai un très vieux compte Gmail qui date d’août 2003 je crois, et je ne me suis jamais posé la question. L’onglet labs est là, point barre.

4. 

   Par Nohant le 05 janvier 2009 à 09h44 :

   
   

   @Amaury Il suffit de passer la langue de son compte Gmail pour avoir accès aux dernières évolutions

5. 

   Par Olivier le 05 janvier 2009 à 11h50 :

   
   

   Ah super, merci pour l’info, testons ça.

   Je tente de lutter également contre l’utilisation excessive du mail, qui, chez certaines personnes, remplace la réunion ou la rencontre directe, c’est une catastrophe à termes pour gérer projets, conflits, et autres joyeusetés.

6. 

   Par Groumphy le 06 janvier 2009 à 15h31 :

   
   

   Intéressant (malgré que j’ai conservé la langue française par défaut et ne profiterais pas de cette option… Quoique…).

   Par contre je suis pour l’utilisation par e-mail. Je pense que la bonne utilisation du mail est plus rare et qu’au niveau utilisateur c’est très difficile de pouvoir en faire un bon usage.

   Au point de vue d’informaticien, c’est impératif, je ne désires plus aucun contact avec tel ou tel personne que par mail, tant ils savent correctement utiliser leur logiciel…

   A suivre,

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