J’ai eu l’occasion ces dernières années d’assister à pas mal de réunions, quand je ne les organisais pas. Certaines se sont bien passées, d’autres ont tourné à la catastrophe. Si on ne peut pas être certain de réussir un tel événement, certains comportements peuvent aussi les faire rater à coup sûr. Je vous laisse donc 10 trucs à faire et ne pas faire pour assurer que votre réunion ne sera pas un fiasco.

1- Fixez un ordre du jour et communiquez le

Avant la réunion : définissez les points précis que vous souhaitez voir aborder, et communiquez les si possible quarante-huit heures avant la réunion. Rappelez l’ordre du jour et les conclusions de la réunion précédente si besoin. Rafraîchir les mémoires ne coûte rien et permet d’éviter bien des pertes de temps et des confusions.

Pendant la réunion : tenez vous en autant que possible à l’ordre du jour défini, et passez en revue les différents points dans l’ordre dans lequel vous les aviez annoncés. Ainsi les participants pourront-ils suivre et vous amenuiserez les risques de dévier du sujet principal ou d’oublier des points importants.

2- Commencez et terminez à l’heure

Votre temps est certainement précieux. Celui de vos interlocuteurs ne l’est pas moins. Tâchez de commencer et terminer vos réunions à l’heure. Si vous commencez en retard, les participants s’impatienteront, auront l’impression de perdre leur temps et seront moins concentrés au moment d’aborder les points importants. Si vous terminez en retard, vous risquez de bâcler des points importants. Demandez vous alors si vous aviez sous estimé le temps nécessaire ou si le retard est du à des digressions que vous n’avez pas du maîtriser.

3- Évitez les digressions

Concentrez vous sur l’essentiel et évitez les digressions autant que faire se peut. Si vous animez la réunion, n’hésitez pas à remettre les participants à l’ordre du jour aussi souvent que nécessaire. Si de nouveaux points importants doivent être soulevés, ils feront l’objet d’une réunion à part. Après tout, s’ils n’avaient pas été soulevés avant, il y a peu de chances qu’ils soient vitaux, non ?

4- Proscrivez les attaques de personnes

Une réunion doit permettre de résoudre des problèmes importants, il ne s’agit pas d’un remake de Règlement de Comptes à OK Corral. Une fois de plus, n’hésitez pas à remettre les participants dans le droit chemin si besoin est. Vous y gagnerez en efficacité, et éviterez à un membre présent ou absent d’être humilié devant les autres. Le linge sale se lave en famille.

5- Respectez le temps de parole de chacun

Respectez le temps de parole de vos interlocuteurs. N’interrompez personne, sauf points 3 ou 4. Avoir faim ou vouloir éviter les bouchons sur le périphérique ne sont pas de bonnes raisons pour être mal élevé. Vous vous réunissez pour aborder des sujets définis, il est bon de terminer ce que l’on commence.

6- Critiquez de manière constructive

Vous avez le droit de ne pas être d’accord avec vos interlocuteur, vous avez même le droit de penser qu’ils disent de la merde. Mais vous n’avez pas le droit de le leur dire sans expliquer ni proposer une solution de rechange. Comme au jeu de go, apprenez penser chaque point de manière à la fois locale et globale : expliquez en quoi votre proposition améliorera les choses aussi bien sur le point abordé à ce moment de la réunion que sur l’ensemble du projet.

7- Fixez clairement les objectifs à atteindre et les actions à entreprendre

À la fin de la réunion, chacun doit impérativement repartir en sachant clairement où il va, ce qu’il a à faire, et pour quand.

Après la réunion, envoyez à chacun le compte rendu de la réunion avec les points abordés et les actions à entreprendre. Ainsi, chacun disposera d’une vue d’ensemble des suites du projet.

8- Coupez vos téléphones portables…

… vos Blackberry et la carte Wifi de votre portable. Rien n’est plus agaçant et contre productif que les portables qui sonnent, les PDA qui vibrent et les gens qui discutent sur IRC parce qu’ils ne se sentent pas directement concernés par le point abordés. Et puis, c’est tout simplement une question de bonne éducation.

9- Respectez les règles d’hygiène élémentaire

Ça peut sembler idiot, mais il vaut mieux éviter de manger un khebab ou un steak tartare – même si c’est délicieux – avant une réunion importante, tout comme il est important de se laver.

10- Soyez contents de travailler ensemble

Là aussi, cela peut sembler idiot, mais ça aide tout de même beaucoup.

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