Productivité

Toutes les ressources qui promettent d’améliorer sa productivité ont le même problème : les méthodes qu’elles décrivent nécessitent la mise en place de nouvelles habitudes, ou l’abandon d’anciennes, souvent profondément ancrées. Il faut environ 21 jours de pratique consécutive pour créer une habitude, ce qui peut facilement entrainer un sentiment de frustration devant la difficulté à réussir.

J’ai compilé pour vous 7 astuces faciles à mettre en place pour diminuer la procrastination et le context switching et qui fonctionnent immédiatement. Elles ne doivent pas vous empêcher d’effectuer un travail de fond, mais elles devraient diminuer la sensation de frustration le temps que les bonnes habitudes se mettent en place.

1. Séparez email pro et personnel

Alex Delivet utilise deux logiciels différents pour traiter ses emails personnels et professionnels. Il peut ainsi décider quand consacrer son attention à l’un ou à l’autre, et éliminer les sources de distraction.

Quand on gère soi-même sa machine de bureau, il est facile de configurer son email personnel en même temps que sa messagerie professionnelle. Les avoir sur le même logiciel (ou sur Gmail avec les notifications) entraine une augmentation du context switching qui peut devenir très pénalisante.

2. Planifiez des plages de break

Je parle souvent de la méthode Pomodoro, qui permet d’alterner des phases de travail longues et phases de break plus courtes. Sa principale faiblesse vient du temps d’acquisition pour transformer son flux de travail en cycle de même longueur.

Mes collègues Greg et Théo ont mis en place une pause systématique aux alentours de 16h15 pour prendre l’air sur la terrasse du bureau. Cette pause permet de couper l’après-midi en deux tout en changeant complètement de contexte. L’avantage sur des méthodes à la Pomodoro, c’est qu’elle ne nécessite pas de prise d’habitude. Il suffit simplement de régler l’alarme de son téléphone à l’heure désirée.

3. Bannissez les bureaux multiples

Quand je suis passé sous Mac, j’ai immédiatement installé l’ancêtre de spaces pour disposer des mêmes bureaux multiples que sous Linux. J’avais un bureau virtuel pour mon terminal, un pour les mails, un pour mon navigateur et un pour “à peu près tout le reste”.

C’était catastrophique.

Je passais mon temps à basculer d’un bureau à l’autre à la recherche de l’application dont j’avais besoin, je ne retrouvais jamais les applications lancées sur des bureaux où elles n’avaient pas à être, et je finissais par oublier ce que j’étais en train de chercher.

Avoir besoin de cloisonner ses applications sur différents bureaux afin de s’y retrouver est souvent le signe que l’on a trop de choses lancées à la fois, et qu’il serait plus intelligent de… les fermer.

4. Achetez un casque anti bruit

Beaucoup de gens qui travaillent en open space écoutent de la musique à la fois pour s’isoler du bruit ambiant et pour se donner un rythme de travail. Quand on a besoin de silence, la solution consiste souvent à s’isoler dans une autre pièce, ou investir dans un onéreux casque à isolation phonique (souvent au détriment de la qualité du son).

La solution alternative pour ceux qui recherchent vraiment le silence, c’est le casque anti bruit du genre de ceux qu’utilisent les agents des aéroports qui travaillent sur le tarmac. C’est beaucoup moins cher qu’un casque anti bruit actif, et ça évite la désagréable sensation de vertige des casques du marché.

5. Coupez les notifications, toutes les notifications

Après les allées et venues de mes collègues dans mon champ de vision, ma plus grande source de distraction vient des notifications qui jaillissent en permanence sur mon bureau : emails, tweets, applications à mettre à jour, heure de déjeuner… ah non, pas celle la.

Si vous travaillez sous Mac OS X 10.9, le notification center dispose d’un fort pratique bouton ne pas déranger. Les terminaux sous iOS 7 en disposent également, et il permet de ne plus se faire agresser en permanence.

ne pas déranger

6. Travaillez en plein écran

De plus en plus d’applications deviennent utilisables en plein écran. Cela dépend principalement de votre système d’exploitation, mais si vous ne travaillez que sur une seule application (ou deux avec deux écrans), c’est une excellente manière de ne plus être distrait par ce qui ne concerne pas directement le travail en cours. Et tant pis pour les collègues qui essaient de vous contacter sur votre messagerie instantanée : qu’est-ce qu’ils ne comprennent pas dans le terme communication asynchrone ?

7. Utilisez re.minder pour remettre à plus tard ce que vous ne pouvez pas faire maintenant

On rentre déjà plus dans la prise d’habitudes, mais si vous avez un iPhone, jetez donc un coup d’oeil du côté de Re.minder. Re.minder est un noeud à votre mouchoir, une application dont le seul but est de vous permettre de remettre à plus tard ce qui vous emmerde là tout de suite maintenant.

Là où Re.minder se démarque des logiciels de gestions de taches traditionnels, c’est l’utilisation de presets (genre faire les courses, appeler …, écrire… et l’orientation résolument “pas le temps, je ferai ça dans deux heures”.

Et voilà, c’est tout pour aujourd’hui. Même en ce jour de Noël j’ai pensé à vous avec le billet du mercredi soir (histoire qu’il arrive dans la newsletter du jeudi pour les abonnés, et dans le lecteur de flux de ceux qui lisent le matin. Je vous souhaite d’excellentes fêtes de fin d’année, particulièrement à ceux qui travaillent.

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