Je voulais faire le bilan de mon année passée à la présidence de l’association Epitanime durant l’année 2003–2004 depuis un moment maintenant, mais je préférais attendre d’avoir le recul nécessaire.
Epitanime est une association étudiante de promotion de la culture japonaise, et plus particulièrement de tout ce qui tourne autour de l’animation et des mangas. Elle organise chaque année la convention de l’animation de l’EPITA, ou convention Epitanime, le principal salon amateur dédié au sujet qui accueille chaque année plus de 7000 visiteurs durant le week-end de l’ascension.

Ce billet s’adresse plus particulièrement à ceux qui voudraient reprendre une association du même genre en passant ce qu’il ne faut pas faire (et que j’ai évidemment fait) en revue.

  • Ne faites confiance à personne : vous risqueriez d’être déçus. Ne croyez surtout pas ceux qui se disent motivés. Remerciez ceux qui agissent une fois le travail terminé.
  • Présidents, tenez vous régulièrement au courant de ce que font les sections de votre association. On vous accusera certainement de “flicage” ; c’est faux, c’est juste votre rôle.
  • Communiquez sur chacune de vos décisions avant de les annoncer. Rappelez les objectifs des actions en cours, le contexte particulier du moment et exposez ensuite les mesures que vous avez choisies.
  • Bannissez le “j’ai décidé de (dissoudre l’assemblée nationale)” de votre vocabulaire au profit du “nous allons …” ou dans les cas extrêmes “le bureau à décidé de …”. Dans le premier cas, les membres de l’association se sentiront partie prenante de la décision, et donc mis en valeur. La seconde formulation permet d’inclure solidairement le bureau dans le processus de décision et de laisser de côté la personne du président ; particulièrement pratique dans le cas de l’exclusion d’un membre.
  • N’hésitez pas à prendre des décisions impopulaires si elles se justifient vraiment. Un président qui ne prend que des mesures populaires ne fait pas grand chose de son mandat ou passe à coté des choses importantes.
  • Soyez humbles ; quand vous ne savez pas quoi faire, demandez aux anciens, ils sauront probablement vous conseiller ; si ils ne savent pas, demandez conseil au responsable des associations de votre ville.
  • Membres d’un bureau ayez toujours l’air unis même si vous ne pouvez plus vous supporter. Durant l’année vous donnerez l’impression de savoir où vous allez et motiverez vos membres ; durant votre grand événement annuel, vous donnerez l’impression que tout va bien, maintiendrez le moral de vos troupes à flots et donnerez le sentiment que tout se passe bien à vos visiteurs.
  • Apprenez à déléguer autant que faire se peut toutes les tâches qui peuvent être faites par d’autres. Apprenez à avoir confiance dans les membres actifs.
  • Gardez votre calme, même dans le pire des scénarios ; n’ayez jamais l’air dépassé par les événements : tant que le chef garde son calme, les subordonnés suivent.
  • Soyez diplomates en toutes circonstances. Apprenez la communication de groupe. Ne gueulez qu’en dernier recours.
  • Faites vous respecter. Pendant les réunions ne vous laissez pas interrompre. N’hésitez pas à reprendre la parole de force si nécessaire.
  • Sachez reconnaître publiquement vos erreurs même si c’est très désagréable : vous y gagnerez une réputation d’humilité et d’honnêteté tout en évitant au maximum les rancoeurs qui vous retomberont dessus au mauvais moment.

Plus spécialement pour ceux qui organisent un important événement annuel (genre un salon, au hasard) :

  • Vous rencontrerez souvent des gens avec qui vous serez en conflit, persuadés – parfois à raison – d’être dans leur bon droit et peu disposés à vous écouter. Visiteurs ou partenaires, rappelez vous que ce ne sont pas des membres de votre association. Vouvoyez les quel que soit leur âge : le vouvoiement pose une distance et les gens qui se vouvoient ont tendance à s’énerver moins vite. Gardez toujours votre calme, surtout face à un interlocuteur excité.
  • Communiquez, communiquez et communiquez encore ! Avec votre staff, avec leurs aides, avec tous vos organisateurs et les partenaires concernés. Rien ne se propage plus vite que les faux bruits lancés au détour d’une conversation anodine entre deux organisateurs à base de “il parait que” surprise par des visiteurs.
  • Reposez vous ! Si vous ne trouvez pas le temps de vous reposer, c’est que vous ne savez probablement pas déléguer.
  • Amusez vous ! Si ce que vous faites ne vous amuse plus, c’est qu’il est temps de prendre votre retraite.
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