Hotmail en 1996

Quand j’ai créé ma première adresse e-mail, chez Hotmail bien avant que le service soit racheté par Microsoft, j’étais un peu comme un gamin devant un train électrique le jour de Noël. Je la donnais à tout le monde, j’allais la relever toutes les 5 minutes dès que je trouvais un accès à Internet, sauf que personne autour de moi n’avait d’adresse e-mail… Je suis arrivé à Paris fin 2001. L’e-mail était devenu la norme, les Powerpoint débiles aussi. J’étais abonné à une trentaine de listes de diffusion, et de désespérément vide, ma boite était devenue désespérément pleine. J’ai fini par cesser de répondre à mon courrier, puis simplement de le lire.

En 2005 ou 2006, j’ai commencé à lire pas mal de choses sur les méthodes de productivité de type GTD, et notamment sur l’INBOX zéro. L’INBOX zéro, c’est le fait d’avoir zéro mails dans votre boite principale, parce que vous aurez tout lu, tout archivé, et répondu à tout ce qui nécessitait une réponse.

Il m’a fallu un moment pour y parvenir, je vous propose d’essayer à votre tour.

Pourquoi l’INBOX zéro ?

La principale raison de se mettre à l’INBOX zéro, c’est de regagner le temps que vous passez à vérifier que votre boite mail ne contient rien d’urgent.

Être interrompu quand vous travaillez parce que quelqu’un entre dans votre bureau et commence à vous parler sans vérifier que vous soyez disponible vous agace ? C’est normal. Vous perdez le fil de vos pensées, devez vous focaliser sur autre chose, et perdez du temps à revenir à ce que vous faisiez auparavant.

L’arrivée d’un email dans votre boite à lettres provoque également le même effet. Votre client mail vous notifie d’un nouveau message à lire, et ce dernier reste dans votre champ de vision jusqu’à ce que vous l’ayez marqué comme lu. Cela détourne votre attention de ce que vous faisiez, et vous pouvez facilement faire l’aller retour une dizaine de fois par heure, pour un message ou deux. C’est absolument insupportable.

Il y a désormais pire : avec le push, ce n’est plus vous qui allez relever vos e-mails, ce sont les e-mails qui viennent à vous et se signalent à votre attention, faisant encore diminuer votre productivité.

Il est temps de faire quelque chose.

Passer à l’INBOX zéro, c’est juste perdre une mauvaise habitude

En 1997, j’ai arrêté de fumer, du jour au lendemain, sans patches ni coaching coûteux. Je fumais alors une trentaine de cigarettes brunes roulées depuis trois ans, et avant cela, j’avais fumé deux ans de manière plus épisodique. À l’époque, je ne m’étais jamais posé la question de savoir comment j’allais faire, j’ai juste arrêté, et j’en ai bavé comme ce n’est pas permis parce que je ne m’y étais pas préparé. Pour l’INBOX zéro, j’ai fait exactement comme lorsque j’ai arrêté de fumer, à ceci près que je savais ce qu’il fallait que je fasse.

La dépendance (compulsive) à votre client mail, c’est simplement une mauvaise habitude que vous avez prise, et que vous avez décidé de perdre.

L’habitude est une disposition acquise, relativement permanente et stable, qui devient une sorte de seconde nature.

Pour arriver à l’INBOX zéro, vous allez devoir changer vos habitudes de travail, et la première d’entre elles, c’est la manière dont vous gérez vos mails.

1. Les mails, c’est le matin, à 14h et à 18h

Quand j’ai arrêté de fumer, j’ai complètement réorganisé mon rythme quotidien pour remplacer toutes mes pauses cigarette par… autre chose : j’ai remplacé l’attente à l’arrêt de bus et la première cigarette du matin par un quart d’heure de marche, la pause clope dans la cour de la récréation par un bon livre dans la classe, ou les cigarettes pendant les parties de Civilization ou d’Elite II enfermé dans ma chambre par de la lecture dans le salon (peuplé de trois fumeurs qui n’ont rien fait pour m’aider).

À votre tour de casser votre rythme quotidien. Pour cela, vous allez vous fixer des moments dans la journée où vous relèverez vos mails, par exemple le matin en arrivant, juste après le déjeuner, et à 18 heures. Le reste du temps, coupez votre client mail, la terre ne s’arrêtera pas de tourner pour autant.

Je vais vous apprendre quelque chose : rien de ce qui arrive dans votre boite mail n’est critique au point de ne pouvoir attendre 4 heures. Il existe tout un tas d’autres moyens de vous faire parvenir une information : téléphone, SMS, visite dans votre bureau, pigeon voyageur… Le reste peut attendre, et vous allez voir, c’est merveilleux de pouvoir ainsi redéfinir vos priorités au lieu de laisser votre boite mail le faire pour vous.

2. Traitez tout ce qui peut l’être immédiatement

Lisez, supprimez et archivez tout ce qui peut l’être immédiatement. Dans mon cas, cela représente près de 99% du volume de mails reçus. Temps estimé : 1 à 2 minutes.

Puis, répondez à tous les mails qui ne peuvent pas attendre, et qui ne demandent aucun travail supplémentaire de votre part. Temps estimé : 5 à 10 minutes selon le volume.

Tout le reste va nécessiter du travail de votre part, et donc reporter le moment où vous y répondrez. Notez dans un coin tout ce que vous devez faire pour les honorer. Ces tâches vont entrer dans le flux habituel de votre travail.

Vous pouvez utiliser un outil de gestion de tâches, ou le vieux couple papier / crayon. Je suis revenu à ce dernier pour une raison toute bête : chaque fois que je termine quelque chose, j’éprouve un sentiment d’accomplissement à le rayer sur ma feuille.

3. Fixez-vous des objectifs accessibles

Perdre une habitude, c’est vous contraindre à ne plus faire quelque chose qui était devenu machinal. Le meilleur moyen d’y parvenir, c’est de vous fixer des objectifs accessibles.

Quand j’ai arrêté de fumer, mes parents m’avaient promis de m’offrir un lecteur de CD quadruple vitesse – le must à l’époque – si je tenais 2 mois sans toucher à une cigarette. Si je m’étais fixé cet objectif, je n’y serai jamais parvenu, c’était beaucoup trop loin pour que je puisse me le matérialiser. Pour réussir, je me suis donné des échéances très courtes : la récréation, la pause déjeuner, la soirée…

Au début, donnez-vous de tels objectifs : une heure, deux heures… chaque fois que vous allez lever la tête et avoir le reflex de vouloir regarder ce que contient votre boite mail, regardez où vous en êtes, et si vous avez validé cette étape.

Au fur et à mesure, vous allez pouvoir vous fixer des jalons plus éloignés dans le temps : une journée, deux jours, une semaine, surtout ne brûlez pas les étapes, ce serait dommage de ne pas y arriver.

Et si la tentation de lancer votre client mail devient trop forte, levez-vous de votre chaise, allez vous faire un café, boire un verre d’eau, vous laver les mains… juste pour casser le rythme.

4. Attention aux pièges !

Le pire qui puisse vous arriver n’est pas d’échouer. C’est de perdre une mauvaise habitude pour en prendre une autre.

Quand j’ai arrêté de fumer, j’ai tenté de remplacer la cigarette par des Carambars et des chewing gum. J’en avais en permanence trois ou quatre dans la bouche, et j’étais sur les nerfs, au bord de l’explosion. Au bout d’une semaine, je commençais à devenir accro aux chewing gum, et ce n’était vraiment pas la bonne solution. J’ai immédiatement du trouver quelque chose d’autre.

Ne tombez pas dans une mauvaise habitude qui vous fera perdre tout le temps que l’INBOX zéro vous aura fait gagner : checker votre compte Twitter, votre timeline Facebook, votre client IRC… Votre objectif n’est pas de ne plus lire vos mails, c’est de ne plus perdre de temps à le faire.

Conclusion

À vous maintenant. Je vous rappelle les principales étapes pour parvenir à l’INBOX zéro.

  1. Fermez votre client mail.
  2. Fixez-vous un planning de relève de vos mails.
  3. Traitez tout ce qui peut l’être immédiatement en commençant par ce qui ne nécessitera pas de réponse de votre part.
  4. Fixez-vous des objectifs accessibles, et tenez les. Vous n’êtes pas un super héros.
  5. Ne remplacez pas une mauvaise habitude par une autre.

Et si vous avez d’autres trucs pour y parvenir, que vous avez réussi ou échoué, n’hésitez pas à en parler, les commentaires sont là pour ça.

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