Le plan quinquennal selon Staline

Si tu veux que les choses avancent, n’attend pas que les autres les fassent pour toi.

Être chef de projets Web a été l’expérience la plus épouvantable de ma carrière. J’avais passé 25 ans à compter sur ma mémoire, à tort ou à raison, avec pour résultat de sérieux problèmes d’organisation. Résultat : 4 ans passés à courir pour essayer de mettre les choses au carré sans jamais y parvenir.

C’est à cette époque que j’ai commencé à faire des TODO lists. Je notais absolument tout ce que j’avais à faire. Il y avait une liste pour le travail, et une pour la maison, une liste pour mes projets personnels, et une pour les loisirs.

À court terme, faire des listes a été bénéfique : je n’oubliais plus les petites choses importantes, et même si je détestais mon travail, le fait de rayer une tâche avait quelque chose de particulièrement gratifiant.

À long terme, ça a été l’horreur. Malgré des horaires de malade, je ne parvenais jamais au bout de ma TODO du jour. Je commençais chaque journée avec une pile de choses en retard et la sensation d’être en train de m’appuyer sur la tête pour me noyer moi-même.

Un matin, quand je suis arrivé au bureau, ma liste de choses urgentes, indispensables et immédiates contenait 984 éléments qui allaient de “répondre à l’email de machin” à “appliquer le correctif de sécurité sur tel logiciel” en passant par “passer chercher mon fils, le centre de loisirs fait grève”.

Le soir même, je partais pour trois semaines de vacances. La 3G n’existait pas encore, je n’aurais pas de WIFI, et il fallait impérativement que tout soit terminé avant que je prenne la route.

Pendant ces vacances, j’ai beaucoup lu, beaucoup réfléchi, et à mon retour, j’ai supprimé toutes mes listes pour repartir de zéro.

Choisir ses priorités

Si vous écoutez les gens, la moindre de leur demande, le moindre de leurs clients relève de l’urgence nationale et doit être traité toutes affaires cessantes.

C’est partiellement vrai. De leur point de vue, leur problème est prioritaire, et s’il est prioritaire pour eux, il l’est forcément pour tout le monde. C’est une question d’échelle.

C’est parfois vrai, mais le plus souvent c’est faux, et ce n’est pas toujours facile de le leur faire comprendre.

J’ai un souvenir assez épique d’une collègue venue me voir pendant un incident de production, un vrai, un gros, un sérieux : une fonctionnalité de l’infrastructure de qualification ne fonctionnait pas, et cela l’empêchait de faire ses tests.

“Fred, la fonctionnalité XYZ ne fonctionne pas en qualif.
– Je ne sais pas si tu as remarqué, mais là on a un incident en prod’, et plus aucun client ne peut utiliser l’application.
– Oui, mais la fonctionnalité XYZ ne fonctionne pas en qualif et je ne peux pas faire mes tests.
– J’entends bien, mais je viens de te dire que la production était en carafe, toute la boite est sur les dents, donc tu reviens me voir après.
– Oui mais…”

Je pense que quelqu’un l’a fait sortir de mon bureau parce que je ne me rappelle pas l’avoir passée par la fenêtre.

Si cette histoire est un cas extrême, il illustre bien le problème des TODO lists : parvenir à gérer les priorités. Si les tâches ne sont pas priorisées, elles prennent toutes la même importance. Sans priorité, plus rien n’a d’importance et tout devient urgent.

Histoire de me sortir de la mélasse, j’ai commencé à prioriser les tâches. Il y avait celles qui devaient être effectuées dans la journée, celles qui devaient être faites dans la semaine, ou dans le sprint en cours, et les autres.

La plupart des outils de gestion de projets permettent d’effectuer ce genre de découpage. J’aime beaucoup les découpages en milestone, parce qu’ils permettent de définir un cadre temporel aux choses à faire, et qu’on peut leur assigner des priorités hautes ou basses.

Là encore, j’ai fait à peu près tout ce qu’il ne fallait pas faire. Inutile de chercher un niveau de granularité de malade, il faut faire simple :

  • les tâches à faire dans un laps de temps “raisonnable”
  • parmi elles, les tâches urgentes
  • et les tâches moins urgentes
  • et celles qui peuvent attendre mais qu’il faudra faire un jour, et dans lesquelles on va piocher de temps en temps, la backlog.

Cela permet de garder des listes à taille humaine, qui donnent envie d’avancer et non de se faire seppuku avec une corne de narval.

Tout étant relatif, il faut revoir la priorité de l’ensemble des tâches en cours chaque fois qu’il en entre une nouvelle. Un incident de production prend le pas sur tout le reste, l’application d’un patch de sécurité sur beaucoup de choses.

Quand on est en relation avec toute la boite, et c’est particulièrement le cas dans l’IT, il faut être capable de pédagogie, pour faire comprendre aux collègues que oui, leur problème est important, mais qu’il y a peut-être encore plus important.

Et c’est là que la planification entre en jeu.

Planifier moins pour en faire plus, et mieux

Une des choses qui m’avaient marqué dans l’étude du stalinisme, bien au delà de la paranoïa du bonhomme et des purges à répétition, c’étaient les fameux plans quinquennaux : tous les 5 ans, l’URSS prévoyait ce qu’elle allait produire, dans tous les domaines, et à la tonne près. C’était quelque chose de complètement fou, parce qu’évidemment intenable, mais qu’une nation entière travaillait pour y réussir.

Quand j’ai commencé à faire des TODO lists, j’ai remis, à ma manière, le plan quinquennal de l’URSS au goût du jour. Chaque lundi, je m’assignais de quoi tenir la semaine, et chaque jour, de quoi remplir ma journée.

C’était une bêtise monumentale. La première règle de la TODO list quotidienne, c’est qu’on ne peut pas tenir sa TODO list quotidienne.

Il est très rare qu’un plan se déroule sans accrocs. Les choses ont une fâcheuse tendance à prendre beaucoup plus de temps qu’escompté, sans parler des imprévus et des coups de fatigue.

Pour me sortir de ce piège, j’ai mis en place un rituel assez simple. Chaque matin, je pioche dans ma TODO list de quoi occuper toute ma journée, puis j’en supprime la moitié. Tout le reste de mon temps est consacré à régler les imprévus, traiter les demandes de mes collègues, ou terminer les chose qui prendraient plus de temps que prévu.

Je sais que c’est à peu près ce que je pourrai réellement tenir, et jusqu’ici je trouve que je m’en sors pas mal.

Concrètement, je copie / colle ce que je compte faire dans un fichier texte, puis j’écris dans un bloc notes les tâches que je vais réellement traiter. Coucher ma TODO sur le papier la rend beaucoup plus concrète, et des choses qui semblaient anodines quand je les avais notées la première fois prennent alors toute leur complexité.

Même les super héros ont du repassage en retard

Quand mon père était étudiant, il avait suspendu sur le mur de sa chambre une pancarte qui disait :

Ne remets pas à demain ce que les autres peuvent faire pour toi le jour même.

Au delà de la plaisanterie potache du même acabit qu’heureux l’élève qui comme la rivière suit son cours dans son lit se cache quelque chose d’important : même les super héros ont du repassage en retard, et comme ils ne peuvent pas être partout à la fois, ils délèguent.

Pendant longtemps, je me suis pris pour un super héros, et j’ai fini par me noyer sous ma pile de linge en retard. J’ai du apprendre à déléguer.

Ça peut sembler facile de déléguer : il suffit de trouver quelqu’un pour faire le travail à notre place. C’est vrai quand on n’aime pas ce qu’on fait et qu’on veut s’en débarrasser.

Apprendre à déléguer est particulièrement difficile, parce que ça signifie apprendre à faire confiance. C’est également difficile, parce qu’une tâche déléguée peut nous bloquer dans notre travail tant qu’elle n’est pas terminée, et que finalement “ça ira plus vite si je le fais moi-même”.

Déléguer nécessite également de bien connaître les gens avec qui on travaille, pour comprendre qui est en mesure de faire quoi.

C’est enfin avoir l’humilité de dire qu’on ne peut pas être partout à la fois, et qu’à un moment il faut être capable de demander de l’aide.

De l’air !

Il m’a fallu pas mal de temps pour mettre tout ça en place, parce qu’il m’a fallu apprendre à faire confiance aux gens avec qui je travaille, et apprendre également à communiquer histoire de ne plus travailler en permanence dans ma caverne. Ça peut sembler facile, mais quand vous êtes le seul sur un poste hyper spécialisé, et que personne ne comprend ce que vous faites – ou n’a envie de comprendre – ce n’est pas toujours évident.

Pour résumer ma stratégie en 3 points (je mets le tl; dr à la fin histoire d’être certain que vous ayez lu jusqu’au bout), je suis sorti de l’enfer des TODO lists en :

  • Réduisant ma charge de travail quotidienne planifiée afin d’y inclure le non planifié sans me noyer sous la quantité de choses à finir pour avant-hier.
  • Appliquant des priorités à mes tâches à très court et moyen terme, et en revoyant ces priorités chaque fois qu’une nouvelle tâche entrait pour conserver une charge de travail équivalente.
  • Écrivant ma “vraie” TODO du jour sur une feuille de papier pour mieux en apprécier le poids.
  • Apprenant à déléguer (un peu, mais pas trop hein, j’aime me laisser croire que je suis un super héros)

That’s all folks, maintenant je vous laisse, il faut que j’aille prioriser la TODO de mes articles à venir.

Perry the Platypus wants you to subscribe now! Even if you don't visit my site on a regular basis, you can get the latest posts delivered to you for free via Email: