Je discutais l’autre jour avec une amie, chef de projets dans une agence web en pleine croissance, qui se plaignait d’un travers souvent constaté dans les structures qui grandissent un peu vite : les commerciaux ramènent des projets, les chefs de projets ont de plus en plus de travail, et les développeurs font défaut. Résultat, les chefs de projets se retrouvent à devoir développer, il n’y a aucune visibilité sur les ressources disponibles à plus d’une semaine, les projets rentrent quand même, prennent du retard et… la situation devient intenable.

C’est le moment de mettre en place un système de planification stricte des ressources si l’on ne veut pas se retrouver bloqué entre une congestion côté ressources, des clients qui râlent, et toute une société au bord de l’explosion.

L’idée la plus simple et la plus efficace est probablement d’afficher un bon vieux tableau Veleda dans vos locaux, d’en confier les clés à une personne dédiée au planning, et de s’y tenir strictement. En abscisse, mettez le nom de vos ressources. En ordonnée, inscrivez les numéros de semaine. Aux intersections, inscrivez les projets qui rentrent et le nombre de jours affectés.

Si une case est libre, on y fait entrer un projet. Dans le cas contraire, on décale. Et chacun a une très bonne visibilité à la fois sur ses projets à venir, et sur les disponibilités de chacun. Les chefs de projets peuvent prévoir à long termes les demandes supplémentaires des clients, et s’engager sur des dates de livraison en connaissance de cause.

En parallèle, tenez un décompte beaucoup plus strict du planning par exemple dans un fichier Excel. Il vous permettra d’avoir une vue beaucoup plus précise et beaucoup plus pratique de chacune des affectations sur le long terme.

Les Halles de Paris en noir et blanc

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