Je fais partie de ceux qui voudraient bannir l’email des habitude de travail en entreprise ; c’est même une des raisons qui m’ont fait naturellement adopter blueKiwi comme outil de communication et de collaboration aussi bien avec mes collègues qu’avec mes clients. J’estime que l’email fait, à plus d’un titre, plus de mal que de bien en dehors d’une simple mission de notification, et qu’il est nécessaire d’adopter rapidement un autre support plus adapté. Ne serait-ce que :

  • Parce que le contenu d’une boite mail disparaît quand on propriétaire quitte l’entreprise.
  • Parce que le format n’est pas vraiment propice aux vrais échanges riches et fournis, et qu’un reply all associé au classement par discussions d’un Gmail trouve rapidement ses limites.
  • Parce que, aussi ouvert qu’il soit, le format email reste particulièrement renfermé sur lui-même, sans qu’il soit vraiment possible de sortir naturellement du client (et non, le copier / coller dans un nouveau document Word n’est PAS naturel).

Gmail Labs vient de lancer une nouvelle fonctionnalité intéressante à plus d’un titre : un lien permettant de transformer n’importe quel email en document Google Docs. L’email devient alors un véritable document collaboratif accessible au plus grand nombre.

Cette initiative de Google Labs est intéressante est bénéfique à plus d’un titre.

Elle permet une intégration fonctionnelle adéquate et intelligente entre Google Docs et Gmail.

Créer un document en un clic est beaucoup plus naturel que de copier / coller une partie du mail, ouvrir son traitement de textes, créer un nouveau document, le sauvegarder, puis l’envoyer à ses collègues ou le déposer sur un espace de travail collaboratif.

La présence du lien pousse les utilisateurs de Gmail à se servir de cette fonctionnalité. Ce dernier est incitatif et peut pousser à changer ses pratiques de travail.

Afin d’activer cette fonctionnalité, rendez-vous sur Gmail / Settings / Onglet Labs, qui contient déjà nombre d’options assez géniales comme la conversion d’emails en taches à faire. Puis activez Create a Document. Puis, enregistrez les changements.

Activer add a document dans Gmail

Et voilà, quand vous retournez lire un email, la fonctionnalité create a document est disponible sous print all.

Créer un document google docs à partir d'un email

Perry the Platypus wants you to subscribe now! Even if you don't visit my site on a regular basis, you can get the latest posts delivered to you for free via Email: