La première fois que j’ai du organiser le planning d’un projet web, personne ne m’avait jamais dit comment faire. J’ai tenté de faire fonctionner mon bon sens. J’ai pris les différentes étapes du projet en évaluant bon an mal an combien de temps chacune d’entre elles allait prendre. À l’arrivée, je dépassais la date de livraison d’un bon mois, aussi ai-je tenté de compresser les délais comme je pouvais pour tenir dans la fourchette temporelle impartie. Je me suis évidemment planté dans les grandes largeurs. Certes, j’étais fautif, mais pas entièrement. En alignant les taches les unes à la suite des autres, il me manquait clairement une vision d’ensemble du projet qui m’a mené droit dans le mur. À ma décharge, l’entreprise avait vendu un nombre conséquents de jours / homme pour un projet complexe, en fournissant un tiers des ressources nécessaires – et vendues – pour le réaliser. À la fin de ce billet, vous devriez pouvoir établir un planning de projet sensé, la seule condition étant de pouvoir disposer des ressources nécessaires au bon moment.

Un bon planning commence toujours par la fin, et on appelle d’ailleurs cela un rétroplanning. Une fois fixée la date de mise en production du projet, il ne vous reste plus qu’à remonter le temps jusqu’au jour présent. On a étonnamment une bien meilleure vue d’ensemble du planning en remontant le temps, et les délais semblent tout de suite beaucoup plus serrés. Faites vous un rétroplanning relativement général, reprenant les grandes étapes du projet, c’est à dire :

  • Mise en production finale.
  • Recette du projet (c’est à dire phase de tests).
  • Réalisation. À cette étape, n’hésitez pas déjà à diviser les développements en grandes étapes fonctionnelles : front office et back office, par exemple. Vous gagnerez du temps et de la visibilité.
  • Conception.

Durant la planification de ces quatre étapes, énumérez dans un coin toutes les taches qu’elles englobent. Même si vous ne les planifiez pas immédiatement, elles vous permettront d’en oublier un peu moins durant la seconde étape de la mise en place de votre planning.

Une fois votre rétroplanning fini, on prends les mêmes, et on recommence, mais dans le sens inverse en partant d’aujourd’hui pour aboutir à la livraison du projet. Si vous avez préparé votre chiffrage correctement, vous devriez avoir affecté des jours aux différentes taches du projet, et la suite devrait donc être facilitée.

Divisez chacune des grandes étapes citées plus haut en unités les plus petites possibles, principalement pour la phase de développement. En effet, faire de petites unités permet de poser des jalons de validation intermédiaires. Si ces derniers sont recommandés dans un projet de courte durée, ils deviennent indispensables pour tout projet un tant soit peu sérieux. Une fois ces unités définies, il ne vous reste qu’à leur attribuer les ressources nécessaires en vous basant sur votre chiffrage.

Dans la pratique, j’utilise généralement une feuille de calcul de ce style :

Étape Début Fin Ressources affectées Intervenants
Conception 01/01/2007 05/01/2007 15 j/h Le concepteur chez nous
Développements 08/01/2007 31/01/2007 75 j/h Les développeurs

Pour vous aider, vous pouvez vous appuyer sur les quelques trucs suivants, toujours pratiques.

  • Pour chacune des étapes de validation par le client, prévoyez toujours au moins une itération pour les projets les plus serrés, deux pour les autres.
  • Le client mettra généralement deux à trois fois plus de temps pour les validations que vous ne le feriez vous-même. Intégrez cette donnée dans votre planning, surtout si vous devez traiter avec le service juridique.
  • Quand les délais exigés par le client sont vraiment serrés, spécifiez bien que le non respect des dates de validation décalera le planning d’autant, et que ce retard est imputable au seul client. Cela vous évitera de nombreuses nuits blanches, et des pénalités financières aussi.
  • N’hésitez pas à donner une heure maximum de validation et à l’inclure dans le contrat pour ne pas être décalé de 24 heures par une autorisation qui n’arrive pas.
  • Refusez les projets “impossibles”
  • N’oubliez pas les étapes de validation. Elles sont vraiment importantes à toute les étapes du projet.

Une fois terminé ce planning somme toutes relativement général, il est temps pour vous de réaliser le micro planning qui sera remis à vos développeurs. Pour cela, vous allez créer une nouvelle feuille de calcul dans votre tableur préféré.

  • En abscisse, détaillez au maximum toutes les étapes fonctionnelles du projet : écran de login, mot de passe perdu, page d’accueil… le tout dans un ordre logique. On ne construit pas une maison en commençant par le toit.
  • En ordonnée, toutes les dates affectées au projet, jour par jour.

Il ne vous reste plus qu’à colorier en rose les jours et semaines qui correspondent à ces étapes. Ce la sorte, en arrivant le matin, vos développeurs sauront immédiatement sur quoi ils devront travailler ce jour là. Quant à vous, vous aurez une vue des plus précises sur les éventuels risques de glissements de planning.

derrière l'église saint séverin

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