On n’a pas toujours le temps de prendre en charge tous les projets que l’on vous propose, particulièrement quand on travaille en indépendant. Pourtant, l’habitude de traiter seul les projets de A à Z se perd difficilement, et il n’est pas toujours évident de déléguer une partie du travail à quelqu’un. Quelques précautions élémentaires permettent pourtant de se lancer sans trop de tracas.

Assurez-vous que votre collaborateur ait le profil idéal pour la mission

Mieux vaut être seul que mal accompagné, dit-on. Aussi, assurez-vous que la personne pressentie pour vous assister conviendra parfaitement pour la mission, sous peine de perdre plus de temps que vous en gagnerez. Choisissez quelqu’un possédant à la fois le profil métier adéquat, et un solide sens de l’autonomie. Cette personne devra travailler seule sur une partie précise de la mission, et vous ne devriez avoir de contact avec elle qu’au moment des points projet et des rendus de livrables.

Définissez clairement le scope de la mission

Déterminez très clairement le contexte, les objectifs, le périmètre et les étapes de la mission afin de lever toute ambiguité sur les tâches à réaliser.

  • Le contexte : dans quel cadre plus général la mission se positionne-t-elle ? Pour quelles raisons a-t-elle été lancée ? Quelles ont été et sont les grandes étapes planning ?
  • Les objectifs : quels sont les objectifs précis de la mission ? Les objectifs plus généraux dans le cadre d’un projet global ? Les objectifs en termes de délais à tenir, de livrables ?
  • Le périmètre : quelles sont les limites de la mission en termes de temps, de budget, de ressources ? Quelles sont ses limites fonctionnelles, techniques ? Quelles contraintes externes s’imposent-elles à vous ?
  • Les étapes : quelles sont les étapes de développement et de livraison s’il y en a ? Quelles réunions ou point de contrôle sont prévus ? Un processus a-t-il été mis en place ? Si oui, lequel ? Quelles en sont les grandes dates ?

Définissez, ensemble, les responsabilités de chacun

Un partage des tâches efficace ne s’envisage pas sans partage des responsabilités, et c’est souvent là que le bât blesse. Il vous faudra apprendre à faire confiance à votre partenaire… au moins jusqu’à un certain point. Déléguer implique d’accepter de se reposer partiellement sur une tierce personne, pas simplement une redistribution de tâches.

Déchargez-vous des tâches chronophages, puisque c’est à cause d’elles que vous déléguez une partie de votre travail. Établissez la répartition ensemble, afin d’éliminer toutes les questions qui pourraient venir à l’esprit de votre collaborateur.

Établissez une check-list des points à réaliser, et partagez-vous les tâches et les livrables en fonction du temps que chacun a prévu de passer sur la mission. Établissez un document énumérant :

  • Les tâches à réaliser.
  • Les dates de rendu.
  • La liste des livrables.
  • À qui elles sont assignées.

Intégrez votre partenaire dès le début du processus

N’attendez-pas le dernier moment pour inclure votre partenaire, mais intégrez le au contraire dès le début de la mission, en fonction de ses responsabilités. Dans la mesure du possible, laissez lui les décisions en amont pour toute la partie le concernant. Non seulement il aura une bien meilleure vue du projet, mais en plus il pourra apporter son expertise dans ses domaines d’intervention.

Définissez des itérations

Établissez un processus itératif. Pour chaque étape de la mission, prévoyez des dates de livraison des livrables, des périodes de validation, de retour sur livrables, et de modifications. Comme pour tout projet utilisant une gestion de ressources, commit early, commit often, vous perdrez moins de temps en détectant les problèmes à la source. N’attendez pas, surtout si la suite du travail de votre collaborateur est subordonnée à votre validation.

Communiquez, communiquez, et communiquez encore… à double sens

Communiquez souvent, régulièrement, et à double sens. Faites des points projet réguliers, et à double sens. Exposez votre avancement à votre partenaire, et envoyez-lui l’ensemble des livrables préparés afin qu’il se tienne au courant de l’avancement du projet. Déléguer le travail peut être un véritable plaisir, si les affaires sont rondement menées.

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