Il y a deux ans, j’ai du supporter cinq heures de réunion tous les mercredis soirs pendant trois mois, simplement parce qu’un membre influent et grande gueule avait décidé qu’il nous fallait chaque semaine reprendre de zéro ce qui avait été dit durant les réunions précédentes. Le tout en commentant abondamment des solutions qui avaient déjà été discutées dans les détails et soumises au vote lors des séances précédentes.

On comprendra alors aisément ma circonspection de rigueur face au syndrome de réunionite aiguë que l’on rencontre régulièrement en entreprise. Par expérience, je peux dire qu’il existe quatre sortes de réunions:

  • Les réunions pour faire des réunions. Il n’en sort généralement rien, pas même un état des lieux de l’avancement d’un projet en cours. Cependant, se réunir régulièrement autour d’une table peut rassurer le client, même si rien n’y est vraiment abordé.
  • Les réunions d’autosatisfaction. Généralement l’ordre du jour tourne autour de la planification à moyen ou long terme, mais il ne faut pas se leurrer. Il s’agit principalement de se gratuler le con pendant une demi-heure ou une heure en regardant les dernières courbes issues de graphiques Excel auxquels personne ne comprend rien. Mais c’est égal, elles montent.
  • Les réunions qui tournent à la maltraitance d’innocentes drosophiles. Elles partent souvent d’une bonne intention et ont pour but de faire avancer les choses, malheureusement l’animateur en perd souvent le contrôle, et elles tournent à l’examen minutieux et interminable de détails sans importance.
  • Les réunions efficaces. Celles qui font avancer les choses.

37 Signals propose 4 angles pour aborder une réunion de manière efficace :

  • Avoir un ordre du jour précis, pointant un sujet spécifique, et s’y tenir.
  • Faire la réunion sur le lieu même du problème, et mettre directement les mains dans le cambouis.
  • Terminer la réunion en ayant dégagé une solution au problème et en en ayant attribué l’application.
  • Se féliciter de la résolution du problème, puis se taire et agir.

J’en rajouterai un : le cas échéant, prévoir une présentation efficace…

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